知らずに失敗!?外注の注意点!メリット・デメリット・税金も知ろう

知らずに失敗!?外注の注意点!メリット・デメリット・税金も知ろうオンライン秘書

仕事が受けきれなくなり、外注を検討しているけど、どんなことに注意したら良いのだろうと悩んではいませんか。

外注には注意点が3つあり、それらを見逃すとトラブルに発展する可能性があります。

本記事で解決できること
  • 外注する時の注意点
  • 外注のメリット・デメリット
  • 税金のポイント

多くの企業が外注を使っており、正しく理解した上で外注を利用することは経営戦略上、正しい判断です。

本記事に目を通して、トラブルなど面倒なことは避けていきましょう。

ゆずこ
ゆずこ

本記事は銀行での勤務経験がある執筆者(ゆずこ)が担当。

100社以上の法人・個人事業主に対して、融資・コンサルティングを行ったり、バックオフィス業務のサポートをしたりする中で得た、ビジネス知見を基に説明します。

外注とは、仕事を外部に発注すること

外注とは、仕事を外部に発注すること
外注とは、仕事を外部に発注すること

外注は、アウトソーシングともいいますが、意味は同じです。

外注する理由は、全ての仕事を自社でやりきるのは不可能だからです。

外注を使っている一番の目的は何ですか?の表
画像出典元:PRTIMES公式サイト

部分的に外注を上手に運用することで、仕事全体の「業務効率化」を構築できます。

例えば

ハウスメーカーさんが家の建築を受注した際、全てをハウスメーカーが自社で工事するのではなく、基礎工事は「基礎屋さん」、足場工事は「足場屋さん」といった体制で、他の業者さんと協力して一つの家を建てるプロジェクトにします。

ハウスメーカーは、基礎工事は基礎の仕上げが得意な基礎屋さんに外注し、足場工事は足場工事が早くて実績豊富な足場屋さんに外注した方が良いわけです。

外注には注意が必要!その2つの理由

外注には注意が必要!その2つの理由
外注には注意が必要!その2つの理由

外注は、何も考えずに外部の会社に仕事を投げればよいというものではありません。

外注に注意が必要な理由は次の2つです。

外注に注意が必要な理由
  • 外注先がきっかけで取引先とトラブルになる
  • 想定していた仕事のデキと違うことがある

順番に説明していきます。

外注先がきっかけで取引先とトラブルになる

外注先の企業が手抜きの仕事をしたり、納期を守らない仕事をしたりすると取引先に迷惑をかけることになり、トラブルに発展する可能性があります。

ポイント

取引先にとって、その仕事をするのに外注先を利用しているか、していないかは関係がなく、あくまでもあなたの会社の仕事だと判断します。

そのため、外注先がいい加減な仕事をした場合、取引先への責任は外注先だけでなく、発注者企業にもかかることになります。

ゆずこ
ゆずこ

銀行に勤務時代、お客さんからたまに「〇〇分野の外注先を紹介してほしい」と依頼を受けることがありましたが、紹介時には決まって「その会社は信用できるところ?きちんと仕事してくれる?」といった質問がありました。

外注先ひとつでトラブルになるリスクは経営者であればピンとくると思います。

想定していた仕事のデキと違うことがある

外注は自分の会社から仕事が離れる分、仕事の進捗管理や詳細なすり合わせが難しい傾向があります。

そのため、外注先の仕事の出来上がりを見て、「あれ、思ったのと違う、、、」ということになりかねません。

ポイント

外注先には、仕事の目的やスケジュール、工程や予算感を伝えることが大切です。

自社の従業員に仕事を任せる時は、逐一仕事の進捗が目に入るため、最後の最後で「思ってたのと違う」ということにはなりませんよね。

もちろん、外注先としっかりコミュニケーションを取ることですれ違いは解消できます。

当てはまったら外注!2つの判断基準とは

当てはまったら外注!2つの判断基準とは
当てはまったら外注!2つの判断基準とは

外注を利用するか、自分の会社でやりきるか、その判断は次の2つを基準にして考えると分かりやすいです。

2つの判断基準
  • コア業務に注力したいとき
  • 外注した方が低コスト・高品質のとき

順番に解説していきます。

コア業務に注力したいとき

自分の会社の社員はコア業務に特化して、バックオフィス業務は外注していきます。

コア業務とノンコア業務

コア業務:売上や利益に直結する仕事。

ノンコア業務:データ入力作業や労務業務、書類作成などのバックオフィス業務。

利益に直結する「コア業務」に経営者であれば注力したいのは当然ですよね。

しかし、仕事にはコア業務だけでなく、ノンコア業務と呼ばれるバックオフィス業務が存在します。

ゆずこ
ゆずこ

限られた資源(ヒト・モノ・カネ)の中で、利益を最大限上げていこうとすると、全ての業務を自分の会社の社員がしていては非効率です。

コア業務に注力するタイミングでは、外注を上手く活用していくのは良い選択といえます。

外注した方が低コスト・高品質のとき

「餅は餅屋」という言葉があるように、自分の会社よりもその仕事が得意な会社があれば、その会社に外注した方が結果的に低コスト・高品質となるケースが多いです。

自分の会社で全部やろうとすると、専用の設備や人材採用が必要で、結局外注した方が安上がりというのはイメージつきますよね。

ゆずこ
ゆずこ

銀行にいたとき、たくさんの決算書を見ましたが、「外注費」という項目を経費に計上している会社は非常に多いことを覚えています。

外注する3つのメリット

外注する3つのメリット
外注する3つのメリット

外注メリットは以下の3つです。

メリット
  • プロの技術や知識を活用できる
  • コア業務に集中できる
  • 固定費の削減ができる

順番に解説していきます。

プロの技術や知識を活用できる

外注したい業務を、専門家であるプロにお願いすることで自社にない技術や知識を活用することができます。

例えば

建設業界の人が凝った機能のホームページ作成をするとき、社内のリソースではクオリティが確保できないため、システムエンジニアに設計外注した方が良いですよね。

もし、自社で専門的な業務を行うとき、知識のある人がいなければ、知識のある人を採用するまたは、人材教育をするなどの方法があります。

ゆずこ
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ただし、人材育成や採用は時間・コストなどの手間がかかり、

すぐに利益につなげるのは難しいです。

コア業務に集中できる

会社を経営していく上で、自社が得意な、利益を生み出すコア業務と、コア業務を支えるバックオフィスであるノンコア業務があります。

バックオフィスを外注化することにより、利益を生み出すコア業務に集中できますよね。

例えば

営業が上手い経営者も、経理処理などのバックオフィスに追われて本来のコア業務である営業に時間を使えないと売上UPにつながらないですよね。

固定費が削減できる

必要な業務の時にのみ、外注することで最低限のコストで済みます。

ポイント

一度人材を採用すると、繁忙期だけでなく、閑散期も雇用し続ける必要があり、人件費が常にコストとしてかかってくるからです。

実際に、業務を任せられるようになるまでに、外注費以上のコストと時間が必要になってきます。

外注することで、すぐに即戦力となり業務を行ってくれるので、人材育成も不要です。

外注する4つのデメリット

外注する4つのデメリット
外注する4つのデメリット

外注化することは、メリットも多いですがデメリットもあります。

デメリットは以下の4つです。参考にして、外注化するか検討してみてください。

デメリット
  • 自社に技術や知識が集積しない
  • 認識のズレが生じる可能性がある
  • 情報漏えいリスクがある
  • 外注費が経費としてかかる

順番に解説していきます。

自社にスキルが集積しない

社内にいない、専門的な知識を持つ人に外注するので、どうしても社内に技術や知識が蓄積されないという課題があります。

一時的に利用する場合は問題ありませんが、いずれかは自社で行っていきたいと考えている場合は、経験を積むための人材育成に時間とコストをかける対応が必要です。

認識のズレが生じる可能性がある

外注先の人は社員ではないので、情報が上手く伝わらず、認識のズレが生じてしまうということもあります。

ポイント

外注先の人は専門のプロであっても、自社のことを全て知るプロではないからです。

少しのズレで、思っていた雰囲気と違うものが出来上がるなどということが出てくる可能性もあります。

ゆずこ
ゆずこ

初めに依頼したいことを明確にしておきましょう。

また、進捗状況が分かるように連絡はこまめとるなどして、

少しでも認識のズレを減らしていく工夫も必要ですね。

情報漏えいリスクがある

業務の一部を外注するということは、自社の情報の一部を開示する必要がでてきます。

例えば

Webサイトの製作依頼を外注した際、サイト設計上、社内情報の開示をした。

安心して取引を行っていくには、信頼できる取引先を選ぶことや、守秘義務契約を結ぶことは必須です。

外注費が経費としてかかる

人材を採用していないので、固定費は削減できますが外注費として経費は必要になります。

ポイント

時給計算すると、外注費のほうが費用が多く発生しやすいです。

できるだけ自社で補えるところは、自社で行っていくなどメリットと合わせて外注化するかを判断する必要がありますね。

外注の注意点・トラブルを防ぐ方法

外注の注意点・トラブルを防ぐ方法
外注の注意点・トラブルを防ぐ方法

外注の注意点をしっかりとチェックしておかないと、トラブルに発展することがあります。

次の3つを押さえることで、トラブルは回避できますので確認してください。

トラブルを防ぐ方法
  • 契約書をしっかり交わすこと
  • 外注先に丸投げしない
  • しっかりとすり合わせをする

順番に解説していきます。

契約書をしっかり交わすこと

外注先と、「どんな仕事を、どんな条件で外注するか」を契約書に落とし込み、書面で契約することが重要です。

後からトラブルになりがちなのが「言った言わない」の世界です。

ゆずこ
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事前に契約書を交わすことで、その契約書を元に、建設的な話し合いができます。

トラブルに発展することを防いでくれますよ。

ワンポイント

業務委託契約書などと検索すると、ひな形がでてきますので、契約書は面倒臭がらずに結ぶようにしましょう。

外注先に丸投げしない

外注先と契約書を交わし、仕事を依頼することになったとします。

当然ですが、仕事を外注先に振ったら自分の会社は知らんぷりというわけにはいきません。

ポイント

外注先に振った仕事も、自分の会社の仕事と同じ感覚で把握する必要があります。

クライアントからすると、自分が依頼した仕事が、依頼先の会社で完結しているのか、あるいは依頼先の外注先に振られたのかは関係ないからです。

ゆずこ
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担当者と進捗を定期的に確認し、

発注者としての責務を全うする必要がありますね。

しっかりとすり合わせをすること

外注先に対して、仕事のマニュアル資料を渡したり、事前に要望を伝えたりすることにより、認識のズレが生じないようにすることが大切です。

ゆずこ
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事前に時間を使って、仕事のすり合わせをしておいた方が、

後々の修正・やり直しがないため、お互いハッピーですよね。

外注先からしてみても、発注者から丁寧に仕事の指示がある方が仕事がしやすく、継続的に仕事を請けたいと思ってもらえるはずです。

外注先の選び方は簡単ではありません。

外注はざっくりとした言葉で、業務委託は外注のひとつ

外注はざっくりとした言葉で、業務委託は外注のひとつ
外注はざっくりとした言葉で、業務委託は外注のひとつ

外注は、アウトソーシングともいいますが、外部に仕事を依頼すること全般を指します。

外注と似た意味の言葉を一度整理しておきましょう。

外注(アウトソーシング)広い意味を持ち、外部に仕事を依頼すること。
契約書には使わない表現です。
業務委託請負契約と委任契約の両方を含みますが、
依頼する仕事によって使い分けます。
外注と同じく、契約書には使わない表現です。
請負契約

完成品を納品し、その対価を受け取る契約です。
例えば、Aさんの自宅新築を請け負うや、
B社のホームページ制作を請け負う等と使います。
請負契約は、契約書で使う表現です。
委任契約契約期間中、業務を遂行することで対価を受け取る契約です。
例えば、弁護士に訴訟代理を委任するなどです。
委任契約は契約書で使う表現です。

外注時の税金面について

外注時の税金面について
外注時の税金面について

外注先に依頼する時は、税金面についても考慮する必要があります。

下記の事項に注意しましょう。

注意する点

  • 外注費には消費税がかかる
  • 個人への外注時は、源泉徴収を忘れずに!
  • 外注費が給与としてみなされてしまう

順番に解説します。

外注費には消費税がかかる

外注費の支払い時は、消費税を含めた金額での支払いが必要となります。

外注先に払うのは、外注費や業務委託費となりますが、消費税法上は「課税仕入れ」となります。

ゆずこ
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消費税の課税対象であるということです

一方、外注を使わずに自社で内製化した場合、社員には給与を支払いますが、給与には消費税はかかりません

個人への外注時は、源泉徴収を忘れずに!

法人である依頼主が個人に外注する場合、依頼主が源泉徴収をしなければならないケースがあります。

源泉徴収

源泉徴収とは、事業者が給与を支払う際、あらかじめ所得税および復興特別所得税を差し引いて、納税者の代わりに納付することを指します。

ゆずこ
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「知らなかった」では済まされないので、

しっかりと準備しておきましょう。

国税庁は、法人が個人に報酬などを支払いするときに、以下のケースで源泉徴収が必要と説明しています。

源泉徴収が必要な例
原稿料や講演料など
ただし、懸賞応募作品等の入選者に支払う賞金等については、
一人に対して1回に支払う金額が50,000円以下であれば、
源泉徴収をしなくてもよいことになっています。
弁護士、公認会計士、司法書士等の
特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、
モデルや外交員などに支払う報酬・料金
映画、演劇その他芸能(音楽、舞踊、漫才等)、
テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や
芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
ホテル、旅館などで行われる宴会等において、
客に対して接待等を行うことを業務とする
いわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、
キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
プロ野球選手の契約金など、
役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

(引用元:国税庁HP_源泉徴収が必要な報酬・料金等とは)

外注先が、1人親方であったり、フリーランスの場合、源泉徴収が必要かもと覚えておきましょう。

外注費が給与とみなされてしまう

外注費と思って支払っていたものが、実は「給与」と税務署に指摘されてしまうリスクがあります。

給与と外注の違いは、主に、契約の観点で判断します。

給与雇用契約やそれに準じる契約の対価
外注費請負契約またはそれに準じる契約の対価

外注費と給与では、源泉徴収の義務や消費税の有無など、税金面に大きく影響がありますから、注意が必要ですね。

失敗しない外注先は「オンライン秘書」に決まり!

外注の注意点は分かったけれど、どうやって外注先を選んだら良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。

本ブログでは、「オンライン秘書サービス」というものを外注先として選ぶことをおすすめしています。

ポイント

オンライン秘書サービスとは、高スキルな秘書さんがあらゆるバックオフィス業務全般をオンラインで担ってくれるサービスです。

おすすめのオンライン秘書サービスについては下記記事で詳しく解説しています。

》おすすめオンライン秘書サービス【徹底比較】売上UPのコツも解説!

オンライン秘書サービスとよく比較されるクラウドソーシングとの違いは以下の通りです。

サービス名

依頼する時の手間仕事のクオリティ料金スピード感融通
オンライン秘書サービス担当秘書にお任せパート代+α程度チャット1つで対応してくれる
クラウドソーシング
×請負ってくれる人を探す手間があるばらつき低単価×請負人を見つけるまで時間がかかるときがある
ゆずこ
ゆずこ

人事や経理、Webサイト運用等、幅広くビジネスをサポートしてくれますので、

バックオフィス業務の外注先はオンライン秘書で決まりです。

まとめ

本記事で紹介した、「外注には注意が必要」「外注を使う基準」「外注の注意点」を確認して、上手に外注をつかって下さい。

最後にもう一度、内容を確認しましょう。

  • 外注には注意が必要!

 →外注先がきっかけで取引先とトラブルになる

 →想定していた仕事のデキと違うことがある

  • 外注する判断基準は2つ

 →コア業務に注力したいとき

 →外注した方が低コスト・高品質のとき

  • 外注の注意点・トラブルを防ぐ方法 

 →契約書をしっかり交わすこと

 →外注先に丸投げしない

 →しっかりとすり合わせをする

  • 失敗しない外注先はオンライン秘書

 →ハイクオリティの仕事

 →料金はパート代+α程度の低価格

外注する際は注意が必要ですが、本記事の内容を参考にすれば、外注は効率を高める有効な手段のひとつです。

上記の内容を理解した後は、失敗しない外注先の選び方について知っておきましょう。

運営者情報

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     ゆずこ

学卒後、銀行に勤務。100社以上の法人や個人事業主に対して、融資やコンサルティング活動を行いました。法人代表者や個人事業主の方に役立つ情報を中心に発信しています。

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