個人事業主・フリーランスだからといって、一から十までの業務を自分一人でこなす必要があると思っていませんか？
実は、事務仕事の多くは、外注（アウトソーシング）できます。
実際に、時間がかかる事務などを外注し、自分にしかできないコア業務にかける時間を増やしている個人事業主の方は多くいます。
本記事では、外注できる事務仕事の内容のみならず、導入のメリットやデメリット、事務代行の選び方のポイントまで解説します。
令和の時代は効率良く働き、スマートに稼ぐ方がカッコ良いと思いませんか？
本記事は銀行での勤務経験がある執筆者(ゆずこ)が担当。
100社以上の法人・個人事業主に対して、融資・コンサルティングを行ったり、バックオフィス業務のサポートをしたりする中で得た、ビジネス知見を基に説明します。
事務代行で依頼できる業務内容
事務代行で依頼できる業務はとても幅広いです。
一例ではありますが、依頼できる業務は下記を参考にしてください。
秘書・総務業務には、以下のような業務があります。
- アポイントの調整
- メール対応
- 交通機関の手配、会食予約
- 資料作成
- 翻訳
- データ入力
経理・人事労務業務には、以下のような業務があります。
- 領収書・請求書作成・発行
- 給与計算
- 経費清算
- 勤怠管理
- 受発注書類の作成
営業サポート業務には、以下のような業務があります。
- 顧客アポイントの調整
- 顧客情報の登録
- リスト作成
- 進捗管理
- 電話応対
- 市場リサーチ
Webサイト・SNS運用業務には、以下のような業務があります。
- Webサイト更新
- Webデザイン
- SEO対策
上で紹介した業務の他に、専門知識が必要な業務を依頼したい場合、その業務に特化した「特化型の代行サービス」もあります。
例えば、税務などの経理業務に特化した「経理代行サービス」があります。
経理処理に時間を取られて、
なかなかコア業務に集中できない方におすすめのサービスです。
経理代行サービスについて、詳しく知りたい方は下記記事で解説しています。参考にしてください。
》【2022年】経理代行おすすめ比較！個人事業主におすすめな理由！
事務代行を利用するメリットは3つ
事務代行のメリットは以下の3つです。
順番に解説していきます。
効率的な事業経営ができる
いかに「自分がやるべき仕事」と「自分がやらなくても良い仕事」を見分けられるかが効率的に稼ぐためのポイントです。
「この仕事は正直、自分じゃなくて、誰かに振りたい〜」と思ったことがある個人事業主の方はメチャクチャ多いのではないでしょうか。
大きな会社は、事務専門の部署や専門で人材を採用することは可能ですが、個人事業主やフリーランスにとっては難しい面も多いです。
上手に事務代行を活用し、効率的に働くことが、事業を成長させる足掛かりになります。
「自分がやるべき仕事」＝いわゆるコア業務にかける時間を増やし、
最短距離で事業を拡大していきましょう。
雇うことを考えなくてＯＫ
ネームバリューがある企業でない限り、ほとんどの事業主が採用に苦労しています。
個人事業主も例外ではなく、「ハローワークに求人を出してもなかなか募集が来ない」、「採用強化のために採用広告費や人材紹介会社への支払費用の負担が増える」といったことに悩んでいます。
2019年卒 マイナビ企業新卒内定状況調査によると、1人当たりの採用費の平均は、全体で48万円です。
仮に採用できたとしても、その人材を育成していくには、さらに費用と時間が必要になってきます。
個人事業主の方で、自宅をオフィスにしている場合、
従業員やパートさんを採用したらオフィスを借りる費用も問題ですね。
オンラインで完結できる
事務代行のメリットとして、オンラインで完結できるという手軽さがあります。
自分のペースで仕事をしたい方にとって、オンラインで仕事を依頼できるのは良いですね。
専門知識が必要な事務作業も、ハイクオリティで対応してもらえます。
翻訳を依頼したい→英語の知識が必要
給与計算を依頼したい→経理の知識が必要
SEO対策→SEOの知識が必要
専門知識が必要となる仕事であったとしても、
事務代行であればオンラインで完結できます。
事務代行を利用するデメリットは2つ
事務代行はメリットが多いサービスではありますが、2つデメリットがあります。
順番にチェックしていきましょう。
事務代行スタッフは事業主の考えを１００％汲み取れないことも
事務代行先のスタッフは、当然ですが、自社の社員ではないので、仕事の指示は最初は丁寧にする必要があります。
事業主が考える仕事のやり方・出来上がりと事務代行スタッフが行う仕事のやり方・出来上がりがマッチしないことが出てくる可能性があります。
もちろん、慣れてきたら自社の社員と同じように指示を出せばその通りに動いてくれます。
チャットだけではお互いの表情が読めないため、定期的にzoomなどのツールを使って、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。
事務代行スタッフとのコミュニケーションをおざなりにすると、
リカバリーするのにかえって時間が取られることもありますので注意が必要です。
経験・ノウハウが蓄積しない
仮に、事務代行を使って外注していた事務を内製化して従業員にさせるとなった時は、ゼロからその従業員に教育をする必要があります。
当たり前ですが、代行サービスを使う以上、その事務仕事の経験やノウハウは自社には蓄積しません。
ただ、そもそも事務代行サービスに依頼する仕事はコア業務ではないため、社内に経験ノウハウを蓄積する必要性は高くはないでしょう。
そのため、どんな仕事を外部に委託して、どの仕事を自分でするのかを決めることが大事になります。
個人事業主から、法人成りをして、組織がしっかりしてきた段階で、
事務要員の内製化を検討してみるのが良いでしょう。
事務代行の料金体系・費用相場
事務代行には、２つの料金体系があります。
順番に解説していきます。
毎月料金が固定(月額固定制)
事務代行サービス毎に、月額料金や契約期間、実働時間が決まっている料金体系です。
契約した時間内では、料金が一定のため、タスクをたくさん依頼できます。
実際に、事務代行を依頼できる月額固定制のサービスは、オンライン秘書サービスがあります。
オンライン秘書サービスの料金相場は、以下の通りです。参考にしてください。
| サービス名 | 料金 | 実働時間 |
|---|---|---|
| CASTERBIZ | 118,800円～ | 30時間/月 |
| i-staff | 89,100円～ | 30時間/月 |
| オンラインアシスタントフジ子さん | 51,700円～ | 20時間/月 |
オンライン秘書サービスは、値段が高いと感じる方もいるかもしれませんが、採用コストや退職リスクを考えればむしろリーズナブルと言えます。
タスクで料金が発生(従量制)
タスクによって料金が決まっているので、タスクの依頼件数により料金が違ってくる料金体系です。
スポットでの利用が前提のサービスであり、一般的に安価です。
実際に、従量制の料金体系で事務代行を依頼できるサービスは、クラウドソーシングがあります。
クラウドソーシングの料金相場は、以下の通りです。参考にしてください。
| サービス名 | 業務 | 料金 |
|---|---|---|
| クラウドワークス | リサーチ業務 | １件30円～ |
| ランサーズ | 入力業務 | 1件10円～ |
事務代行選びの３つのポイント
個人事業主の方が、事務代行サービスを選ぶ時のポイントは以下の3つです。
順番に解説していきます。
対応業務の範囲
依頼したい業務が、対応可能かどうか確認しておく必要があります。
事務代行サービスでも、料金が異なっているのと同じで、対応業務もサービス毎にそれぞれ違います。
事務代行サービスによっては、この分野が強いという特色があります。
個人事業主・フリーランスの対応実績があるか
個人事業主・フリーランスの方は、利用を検討している事務代行サービスが、個人事業主・フリーランスの対応実績があるのかを確認しましょう。
事務代行サービスの中には、従業員数に制限を設けている場合もあり、個人事業主では利用がそもそもできないケースがあります。
また、可能であれば、自分の同じような業種の方が利用している事務代行サービスを選ぶと良いでしょう。
事務代行サービスは、社内でノウハウを集積していることがあり、業界慣習などに配慮してくれることもあるでしょう。
個人事業主・フリーランスを応援しています！
申込後、導入までの時間が早いか
事務代行サービスは、繁忙期のみ依頼するなどの利用方法も可能です。
しかし、申込からサービス開始まで何週間もかかってしまうと、利用したいときに利用できないということも出てきます。
まずは、事務代行サービスに問い合わせをして、確認するのが一番早いでしょう。
繁忙期になって依頼するのではなく、ある程度余裕があるタイミングで事務代行サービスをスタートしておくのも大事です。
事務代行サービスに興味がある方は、まずはスタートしてみて、
自分に合う場合は続けていきましょう。
おすすめの事務代行サービスは「オンライン秘書」
事務代行について、前向きに検討してみようと思ったけど、おすすめの事務代行サービスは「何だろう」と思った方は多いと思います。
ゆずこがおすすめする事務代行サービスは「オンライン秘書サービス」です。
オンライン秘書サービスは、高スキルの秘書さんが広範囲の事務をオンラインで担ってくれるサービスです。
全てが、オンラインで外注できるため、個人事業主・フリーランスの方に、ピッタリのサービスとなります。
オンライン秘書サービスについ、て詳しく知りたい方は下記記事で解説しています。
》おすすめオンライン秘書サービス【徹底比較】売上ＵＰのコツも解説！
まとめ
本記事では、「事務代行の業務内容」「メリット」「デメリット」「事務代行を選ぶポイント」を紹介しました。
最後にもう一度、内容を確認しましょう。
- 事務代行の業務内容
→秘書業務
→経理・人事労務業務
→営業サポート業務
→Webサイト・SNS運用業務
- 事務代行のメリット
→効率的な事業経営ができる
→雇うことを考えなくてＯＫ
→オンラインで完結できる
- 事務代行のデメリット
→事務代行スタッフは事業主の考えを１００％汲み取れないことも
→経験・ノウハウが蓄積しない
- 事務代行を選ぶポイント
→対応業務の範囲
→個人事業主・フリーランスの対応実績があるか
→申込後、導入までの時間が早いか
- おすすめの事務代行サービスは「オンライン秘書」
→高スキルの秘書
→対応業務の範囲が広い
本記事を参考にしていただき、事務の外注について参考になれば幸いです。
運営者情報
学卒後、銀行に勤務。100社以上の法人や個人事業主に対して、融資やコンサルティング活動を行いました。法人代表者や個人事業主の方に役立つ情報を中心に発信しています。
